Strateji Geliştirme Müdürlüğü

STRATEJİ GELİŞTİRME MÜDÜRLÜĞÜ

GÖREV VE ÇALIŞMA YÖNETMELİĞİ

BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç

MADDE 1- Bu yönetmeliğin amacı, Kocasinan Belediyesi Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nün kuruluş, görev, yetki ve so­rumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2- Bu Yönetmelik, Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ndeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Kanunu ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen:

a)      Belediye: Kocasinan Belediyesi’ni,

b)      Başkanlığı: Kocasinan Belediye Başkanlığı’nı,

c)       Müdürlük: Strateji Geliştirme Müdürlüğü’nü,

d)      Müdür: Strateji Geliştirme Müdürü’nü,

e)      Şeflik: Strateji Yönetim ve Ar-Ge Şefliği’ni

f)       Personel: Müdür ve Şef tanımı dışındaki müdürlük çalışanlarını

g)      Yönetmelik : Strateji Geliştirme Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

MADDE 5- Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıda belirtilen şekildedir;

1) Müdürlük

2) Strateji Geliştirme ve Planlama Şefliği

3) Ar-Ge Şefliği

4) Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Şefliği

Bağlılık

MADDE 6- Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanına veya görevlendireceği Başkan Yardımcısına bağlı olarak görev yapar.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 7- Aşağıda belirtilen görevler, Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür:

a)      Kurumsal verimliliği ve kaliteyi arttırmak amacıyla, ilgili birimlerle koordineli olarak projelerin uygulama nokta­sına getirilmesini sağlamak, bu noktadan sonra projeyi uygulayıcı birimlere devretmek ve uygulamayı takip edip performans ölçütlerine göre değerlendirerek üst yöneticiye sunmak.

b)      Belediyenin birimleri arasında ve diğer kurum ve kuruluşlarla görev alanı ile ilgili koordinasyonu sağlamak.

c)       Ülke içinde ve dışında kurulacak olan çalışma komisyonları, platform veya diğer oluşumlarda kurumu temsil etmek ve gerekli katkıyı sağlamak.

 

Müdürlük Yetkisi

MADDE 8- Strateji Geliştirme Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri 03/07/2005 tarih ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri yasalar ve diğer mevzuat çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 9- Strateji Geliştirme Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumluluğu

MADDE 10- Müdürün görevleri aşağıda belirtilmiştir;

Müdürün Görevleri:

a)      Strateji Geliştirme Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek.

b)      Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olarak Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenlemek.

c)       Strateji Geliştirme Müdürlüğünün Tahakkuk Amiri, Harcama Yetkilisi ve Müdürlük personelinin 1. Disiplin amiri­dir.

d)      Strateji Geliştirme Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.

e)      Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak.

f)       Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapmak.

g)      Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlamak.

Müdürün Yetkileri:

a)      Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütül­mesi için karar vermek, tedbirler almak ve uygulamak.

b)      Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak.

c)       Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1.derece imza yetkisi vardır.

d)      Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını vermek.

e)      Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapmak, rastlayacağı aksaklıkları gidermek.

f)       Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve tak­dirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak.

g)      Müdürlük emrinde görev yapan personelin özlük haklarını takip etmek.

h)      Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapmak.

i)        Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşmek.

 

Şeflerin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11- Şefleri görevleri aşağıda belirtilmiştir;

1) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapmak veya yaptırmak.

2) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak.

3) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev vermek ve sonuçlarını almak.

4) Müdür tarafından verilen görevleri müdür adına yürütmek.

5) Şefliğe ait iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumlu olmak.

6) Madde 6’ da belirtilen hususların yerine getirilmesi adına Müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütmek.

7) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirmek.

 

Kalem Memurlarının ve Raportörlerin Görev Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12- Kalem Memurları görevleri aşağıda belirtilmiştir;

1) Amiri tarafından kendisine yazılmak üzere verilen iç ve dış birimlere gönderilecek yazıları, tutanakları, kayıtları, resmi yazışma kuralları genelgesine uygun olarak tutar ve yazar.

2) Birime gelen evrakları teslim alıp, sınıflandırıp, amirin bilgisine sunar, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum duyulan dosyaların arşiv çalışmasına iletilmesini sağlar.

3) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak bakmak ve ilgilisine aktarmak.

4) Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makinelerinin her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve birim demirbaş listesini tutmak.

5) Üstlerinden aldığı emir ve görevleri yerine getirmek.

6) Müdüre karşı sorumludur.

 

Strateji Geliştirme ve Planlama Şefliği Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 13- Strateji Geliştirme ve Planlama Şefliği görevleri aşağıda belirtilmiştir;

                        1. Planlama:

a)      Belediyenin misyon, vizyon ve çalışma ilkelerinin belirlenmesi ve güncellenmesi çalışmalarını yürütmek.

b)      Belediyenin orta ve uzun vadeli stratejik politikalarını belirlemek ve amaçlarını oluşturmak üzere gerekli çalış­maları yapmak.

c)       Belediyenin stratejik planlama çalışmalarına yönelik bir hazırlık programı oluşturmak, idarenin stratejik plan­lama sürecinde ihtiyaç duyacağı eğitim ve danışmanlık hizmetlerini vermek veya verilmesini sağlamak ve stratejik planlama çalışmalarını koordine etmek.

d)      Performans programının hazırlanması ve değiştirilmesi çalışmalarında koordinasyon görevini yürütmek. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli dokümanı strateji geliştirme müdürlüğü tarafından Bele­diyenin ilgili diğer birimlere göndermek.

e)      Birimler tarafından hazırlanan birim performans programlarından hareketle Belediye Performans Programını hazırlamak ve bu aşamada diğer birimlerin temsilcilerinin katılımını sağlamak.

f)       Belediyenin performans ve kalite ölçütlerini geliştirmek ve birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütleri­ne uyumunu değerlendirerek üst yöneticiye sunmak.

                        2. İç Kontrol: İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak,

  1. İdarenin görev alanına ilişkin konularda standartlar hazırlamak,
  2. Amaçlar ile sonuçlar arasındaki farklılığı giderici ve etkililiği artırıcı tedbirler önermek.
  3. Yatırım Programı Hazırlıklarının Koordinasyonu:
  4. Belediyenin yatırım program teklifinin oluşturulmasında kullanılacak belge, cetvel ve gerekli dokümanı ilgili birimlere göndererek yatırım program teklifini hazırlamak.
  5. Uygulamaların yatırım programına uygunluğunu takip etmek
  6. Yatırım projelerinin gerçekleşme ve uygulama sonuçlarına ilişkin yıllık yatırım değerlendirme raporunu ha­zırlamak ve ilgili birim ve kurumlara göndermek.

 

 

Ar-Ge Şefliği Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 14- Ar-Ge Şefliği görevleri aşağıda belirtilmiştir;

                        Proje Araştırma-Geliştirme, Değerlendirme ve Yönetme: Belediye hizmetlerinin iyileştirilmesi süreçlerini tasarlamak, hizmet ve faaliyet kalitesinin arttırılması için gerekli projeler veya uygulama modelleri geliştirmek.

a)      Hizmet, faaliyet ve iletişim verimliliğinin artırılması için gerekenlerin ortaya çıkarılması amacıyla çalışmalar yapmak.

b)      Yeni hizmet fırsatlarını belirlemek, etkililik ve verimliliği önleyen tehditlere karşı alınabilecek tedbirler geliş­tirmek ve ilgili birimlere önermek.

c)       Personelin verimlilik ve performansının artırılması için gerekli araştırma çalışmalarını yapmak.

d)      Belediyenin kurum içi işleyişinin iyileştirilmesi için gerekli araştırma çalışmalarını yapmak.

e)      Başkanlıkça onaylanan kurumsal önceliklere uygun gerekli araştırma, eğitim ve danışmanlık hizmetlerini belirlemek ve gerçekleştirilmek üzere ilgili birimlere iletmek.

f)       Hizmet ve faaliyetlerin ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesi için zaman, personel, mali imkânlar ve malzeme gibi mevcut kaynakların en uygun ve verimli bir şekilde kullanılmasını sağlamak üzere çalışma­lar yapmak.

g)      Belediyenin hizmet verdiği alanlarda uygulamaya dönük projeler araştırmak.

h)      Başkanlıkça uygun görülen proje tekliflerini değerlendirmek ve ilgili süreçlerin başlatılmasını sağlamak

i)        İlçenin ve yaşayan insanların gelişimine yönelik projeler hazırlamak.

j)        Kamu kurum ve kuruluşları, sivil toplum örgütleri, uluslararası kuruluşlar ile AB ve Dış mali fonlar, ulusal fonlar ile koordineli olarak projeler oluşturmak veya projelerde yer alınması için gerekli çalışmaları yap­mak.

                         

                        b) Kalite ve Performans Geliştirme Yönetimi

                        a) Belediyenin görev alanına giren konularda performans ve kalite ölçütleri geliştirmek,

                        b) Belediyenin yönetimi ile hizmetlerin geliştirilmesi ve performansla ilgili bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak,

                        c) Belediyenin ve birimlerin belirlenen performans ve kalite ölçütlerine uyumunu değerlendirmek ve raporlamak,

                        d) Performans programı hazırlıklarının koordinasyonunu sağlamak,

                        e) İç kontrol sisteminin kurulması, standartlarının uygulanması ve geliştirilmesi konularında çalışmalar yapmak ve çalışma sonuçlarını raporlamak,

                        f) İlgili mevzuata aykırı olmamak kaydıyla, idarece gerekli görülen her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartları hazırlamak,

                        g) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirmek,

                        h) Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek,

                        i) Kalite yönetim sistemi çalışmalarını yürütmek,

                        j) İstatistiksel kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak,

                        k) Belediyenin yatırım programı teklifinin ve değerlendirme raporunun hazırlanmasını koordine etmek,

                        l) Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

                        c) Veri Analizi, İzleme, Ölçme ve Değerlendirme: Belediyenin kurumsal yapısı, işleyişi, hizmetleri, çalışanları hakkında bilgi ve verileri toplamak, analiz etmek ve yorumlamak.

  1. Belediyenin görev alanına giren konularda, hizmetleri etkileyecek dış faktörleri incelemek, hizmetlerin etkilili­ğini ve tatmin düzeyini analiz etmek ve genel araştırmalar yapmak veya yaptırmak.
  2. Belediye hizmetlerinin üstünlük ve zayıflıklarını tespit etmek.
  3. Veri elde etme-analiz ve araştırma-geliştirme çalışmaları yapmak, yaptırmak.
  4. İlçe ve belediye ile ilgili istatistikî kayıtları oluşturmak ve güncel vaziyette tutmak.
  5. Belediye faaliyetlerinin stratejik plan ve yıllık performans programına uygunluğunu izleyerek değerlendirmek.
  6. Müdürlükler tarafından hazırlanan Müdürlük faaliyet raporlarını da esas alarak Belediyenin faaliyet raporunu hazırlamak.
  7. Mali kaynakların verimliliğinin izlenmesi ve analizi yoluyla geliştirme sonuçları üretmek, ilgili birimlere bildir­mek.
  8. İzleme Raporları ve Brifing Raporlarını düzenlemek, yayınlamak ve üst yöneticiye sunmak.
  9. Faaliyet ve süreçlerin iyileştirerek standartlarını oluşturmak.

                         

Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 15- Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Bürosu görevleri aşağıda belirtilmiştir;

a)      AB’nin yerel yönetimler alanındaki mevzuatını ve uygulamalarını takip etmek ve araştırmak.

b)      Türkiye-AB uyum sürecinde yerel yönetimlerle ilgili gelişmeleri, projeleri ve fonları takip etmek.

c)       Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmet İcrası

Görevin Alınması

MADDE 16- Müdürlüğe gelen tüm belgeler, dosyalar ve işler zimmet defterine kaydedilerek ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 17- Strateji Geliştirme Müdürlüğü’ndeki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütü­lür.

Görevin Yürütülmesi

MADDE 18- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

MADDE 19- Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, müdür tarafından sağlanır.

a)      Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

b)      Müdürlüğe gelen tüm evraklar kalem memurları tarafından toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra mü­düre iletilir.

c)       Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevzi eder.

d)      Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

e)      Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar birim amirinin hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

 

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

 

MADDE 20- Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar; Müdür ve Başkan Yardımcısının parafı Belediye Başkanının veya yetki verdiği Başkan Yardımcısının imzası ile yürütülür.

Stratejik Planlama Çalışmalarının Koordinasyonu

MADDE 21- Stratejik planın hazırlanması, güncellenmesi ve yenilenmesi çalışmalarında koordinasyon görevi Stra­teji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yapılacak stratejik plan hazırlık çalışmalarına Belediyenin diğer birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır.

Performans Programı Hazırlıklarının Koordinasyonu

MADDE 22- Performans programının hazırlanması ve değiştirilmesi çalışmalarında koordinasyon görevi Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülür. Bu çalışmalarda kullanılacak belge ve cetveller ile gerekli doküman Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından Belediyenin ilgili diğer birimlerine gönderilir.

                        Birim performans programları birimler tarafından hazırlanarak belirlenen süre içinde Strateji Geliştirme Mü­dürlüğüne gönderilir. Strateji Geliştirme Müdürlüğü, birim performans programlarından hareketle Belediye performans programını hazırlar. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından yürütülen performans programının hazırlık çalışmalarına Belediyenin ilgili birimlerinin temsilcilerinin katılımı sağlanır.

 

İdare Faaliyet Raporunun Hazırlanması ile ilgili Koordinasyon
MADDE 23-
Faaliyet raporları, mevzuat doğrultusunda hazırlanır. Harcama birimleri tarafından hazırlanan birim fa­aliyet raporları, Belediye faaliyet raporunun hazırlanmasında esas alınmak üzere, Strateji Geliştirme Müdürlüğüne gönderilir. Strateji Geliştirme Müdürlüğü tarafından harcama birimleri arasında koordinasyon sağlanarak Belediye faaliyet raporu hazırlanır ve üst yönetici tarafından onaylanır.

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla İlgili İşlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlem

MADDE 24- Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini zamanında ve noksansız yapmakla yükümlüdür. Evraklar ilgili personele zimmetle ve imza karşılığı dağıtılır. Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterlerine sayılarına göre işlenir, dış müdürlük evrakları zimmetle ilgili müdürlüğe teslim edilir.

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 25- Müdürlüklerde yapılan tüm yazışmaların birer sureti konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde sak­lanır. İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır. Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından arşiv görevlisi ve ilgili amiri sorumludur.

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim Disiplin Hükümleri

MADDE 26- Müdür tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir. ­

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 27- İş bu Yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlülükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur

Yürürlülük

MADDE 28- Bu yönetmelik belediye meclisinde kabul edilip yayınlandıktan sonra yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 29- Bu yönetmelik hükümlerini Belediye Başkanı yürütür.