Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü

KOCASİNAN BELEDİYE  BAŞKANLIĞI
BASIN YAYIN VE HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ
KURULUŞ, GÖREV, YETKİ, SORUMLULUK
ÇALIŞMA USUL VE ESASLARINA İLİŞKİN YÖNETMELİK

MADDE 1- AMAÇ VE KAPSAM

Bu yönetmelik kayseri Kocasinan Belediyesi, Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumluluk ve  çalışma usul ve esaslarını belirtir

MADDE 2- DEYİMLER

Bu yönetmelikte geçen deyimlerden;

Belediye  : Kocasinan Belediyesini,

Başkanlık: Kocasinan Belediye Başkanlığını,

Müdürlük: Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünü,

Personel  : Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğünde görevli tüm personeli ifade eder.


MADDE 3  MÜDÜRLÜĞÜN TANIMI

Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanılarak kurulmuş olup , Belediye başkanına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

MADDE 4- KURULUŞ

Müdürlükte ; müdür memur, işçi, sözleşmeli ve diğer personeller bulunmaktadır.

MADDE 5-  MÜDÜRLÜĞÜN GÖREVLERİ

Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü,  Belediye faaliyetleri hakkında kamuoyunun bilgilendirilmesini sağlamak, hedef kitlelerle etkin ve sağlıklı bir iletişim kurmak, vatandaşın belediye hizmetlerinden etkin bir biçimde yararlanmasını sağlamak,

     b) Gazete, televizyon  ve ajanslar gibi medya organlarıyla iyi ilişkiler geliştirmek, kitle iletişim araçlarından etkin biçimde yararlanmak,

     c) Belediye çalışmaları ve projelerini haber haline getirmek; makale, röportaj, bilgi notları, broşür hazırlamak; kısa filmler, spotlar hazırlamak ya da hazırlatmak,

     ç) Medya mensuplarına, Belediye ile ilgili haberlerini ve çalışmalarını yaparken rahat bir ortam sağlamak,

     d) Belediyenin çalışmalarını kamuoyuna daha etkin biçimde duyurabilmek için bülten, afiş, pankart, web, sms, e-posta vb. her türlü iletişim aracını kullanmak,

     e) Basın Yayın organlarında belediye ile ilgili çıkan haberleri düzenli olarak takip etmek ve arşivlemek, belediye hakkında medyada yer alan yanlış ya da gerçek dışı haberlerle ilgili her türlü tedbiri almak,

     f) Basın yayın organlarında belediye ile ilgili çıkan görüntülü ve yazılı haberleri düzenli şekilde arşivlemek,

     g) Belediyenin çalışmalarını kamuoyuna ve Çankayalılara daha etkin biçimde duyurabilmek, doğru bilgilendirmeyi sağlamak amacıyla bülten hazırlamak,

     h) Belediye iletişim panolarının kullanımını, görsel materyalin hazırlanmasını, bastırılmasını ve güncellenmesini sağlamak,

     ı) Belediyenin ihtiyaç duyduğu broşür, afiş, pankart vb. dokümanların grafik tasarımını yapmak; basılmasını, çoğaltılmasını sağlamak,

     i) Vatandaşların belediye faaliyetlerini internet ağı üzerinden öğrenmesi ve denetlemesi amacıyla oluşturulan web sitesi üzerinde görsel ve işitsel yayın yapılması, bu sitede belediye hizmetleri ile ilgili bilgilere yer verilmesi ve düzenli olarak güncellenmesini sağlamak,

     j) Gerektiğinde Sivil Toplum Örgütleri ve muhtarlıklara yönelik brifing, tanıtım toplantıları düzenlemek,

     k) Vatandaşların belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek için gerektiğinde kamuoyu yoklaması, anket çalışması yapmak,

     l) Bilgi Edinme Hakkı Kanununa göre başvuruları kabul etme, birimlere yönlendirme, gelen cevapları değerlendirme ve ilgilisine cevap verme işlemlerini gerçekleştirmek,  

*Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü belediye yönetimini izlemekte olduğu politikanın halka benimsetilmesini, çalışmaların devamlı ve tam olarak halka duyurulmasını ,yönetime karşı olumlu bir hava yaratılmasını ve buna karşılık, halkında yönetim hakkında ne düşündüğünün ne istediğinin bilinmesini ve halkla işbirliğini sağlar.

Yürütülecek işlemlerde halkın güvenini, desteğini kazanarak, katılımcı saydam ve insani merkezi alan bir yönetim anlayışı içinde, halkın yönetimden bilgi edinme hakkı her aşamada önemle dikkate alınarak yürütülen eylem ve işlere yönelik olarak ilgili herkesimin görüş ve düşüncelerinin ortaya çıkmasına ve bunların değerlendirilmesine ortam hazırlar.

Halkla işbirliği sağlayarak hizmetlerin daha çabuk ve kolay görülmesi için haberleşme ağı kurup, halkın dilek, istek tavsiye, telkin ve şikayetlerin almak ilgili müdürlüklerle koordineli olarak çalışıp halkı bu çalışmalardan haberdar ederek onlara çalışmaları benimsetmek ve halkın yönetimle olan işlerinde işleri kolaylaştırmak. Toplumun kültür ve sanata yöneltebilmek için sosyal ve kültürel etkinlikler düzenlemek bu tür faaliyetlerde bulunan resmi ve sivil örğütlerle işbirliği sağlar.

Basını izlemek gerekli yazı ve rsimleri kesip arşivlemek gerekli haberleri basına iletmek sosyal ve kültürel etkinlikleri halka duyurabilmek içib kitap broşür ve bülten yayınlamak

 Tören ve özel günler için program ayarlayıp davet düzenlemek

MADDE 6- YETKİ

Müdürlük 5393 sayılı belediye kanunu ve diğer yasal mevzuat hükümlerine dayanılarak belediye Başkanı tarafından verilen tün görevleri tyasal çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

 

MADDE 7- PERSONELİN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

A BASIN YAYIN HALKLA İLİŞKİLER MÜDÜRLÜĞÜ

a- Müdür, birimini başkanlığa karşı temsil eder

b-Müdürlük yönetiminde tam yetki olup müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.

c-Müdürlük harcama yetkilisi personelin birinci disiplin ve sicil amiridir.

d-Çalışma programını hazırlar ve uygulatır.

e-Müdürlük personelinin teknik bakımdan yetişmesini sağlar

f- Diğer müdürlüklerle koordinasyonu sağlar


g İşlerin yasa tüzük ve yönetmeliklerle başkanlığın talimatlarına uygun ve zamanında yapılmasını sağlar. Bunun için gerekli tedbirleri alır ve alınmasını sağlar.

C MEMURLAR

a-Memurlar müdürün kendilerine tebliğ ettikleri görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmak zorunludurlar.

b- Memurlar müdürlüğün bütün yazışmalarını yapıp ilgili yerlere teslim etmekle görevlidirler.

MADDE 8 EVRAK KABUL VE TESLİMİ

Müdürlük personeline verilen ve belediye dışına gönderilen dosyalar . belgeler ve bütün yazılar zimmet usulüyle alınır verilir ve posta ile zimmetli olarak gönderilir.

MADDE 9- GÖREVİN PLANLANMASI

Müdürlük içi çalışmalar müdürlük tarafından düzenlenen plan çerçevesinde yürütülür.

MADDE 10 GÖREVİ YÜRÜTÜLMESİ

Müdürlük personeli verilen görevi yasa ve yönetmeliklere göre gerekli özeni gösterip süratle yapmalıdır.

MADDE 11 MÜDÜRLÜK BİRİMLERİ ARASINDA İŞBİRLİĞİ

  • Müdürlük birimleri arasında işbirliği müdür tarafından sağlanır.
  • Müdürlük personelinde herhangi birini herhangi bir nedenle görevinden ayrılması durumunda zimmetinde bulunan evrak, dosya ve demirbaşların son durumlarını gösterir bir çizelge halinde müdüre teslim eder. Evraklar teslim edileden görevden ayrılamaz.

MADDE 12 DİĞER KURUM VE KURULUŞLARLA KOORDİNASYON

Müdürlüğün Büyükşehir Belediyesi, Kaymakamlık ve diğer kurum ve kuruluşlarla yapacağı yazışmalar müdürün parafı Belediye Başkanı veya görevlendirdiği başkan yardımcısının imzasıyla yürütülür.

MADDE 13 GELEN VE GİDEN EVRAKLARA YAPILACAK İŞLEM

  • Müdürlüğe gelen evrakın önce kaydı yapılır. Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. Personel evrakın gereğini yerine getirmekle yükümlüdür.
  • Gelen ve giden evraklar ilgili kayıt defterine sayılarına göre işlenir.
  • Müdürlüğün yapmış olduğu yazışmaların birer sureti konularına göre ayrı ayrı dosyalar

MADDE 14 YÖNETİM VE PERSONEL SİCİLLERİ

  • Müdür personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.
  • Müdür biriminde görevli personelin birinci sicil notlarını verir.
  • Müdür müdürlükte görev yapan personel için izin, rapor, ödüllendirme disiplin cezası gibi özlük işlerinin takibini yapar.

MADDE 15 GİDERLER

Basın Yayın Halkla İlişkiler Müdürlüğü’nün personel demirbaş eşya kırtasiye, araç ve gereç, akaryakıt giyecek yedek parça ve diğer giderleri heryıl  belediye bütçesine konulacak bütçesine konulacak ödeneklerle karşılanır.

MADDE16 MÜDÜRLÜK

On yedi maddeden ibaret bu iş yönetmelik Kocasinan Meclisi ile kabul edilerek büyükşehir Belediye Başkanlığı’nca tasdik edildiği tarihte yürürlüğe girer.

MADDE 17 UYGULAMA

Bu yönetmeliği Kocasinan Belediye Başkanı yürütür.*

 


Müdürün görev yetki ve sorumluluğu

MADDE 6- (1) Basın Yayın ve Halkla İlişkiler Müdürü görev ve hizmetlerinden ötürü Belediye Başkanı ve bağlı olduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumlu olup;

     a) Bu Yönetmelikte belirtilen Müdürlük görevlerinin ilgili mevzuata uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

     b) Müdürlüğün görev alanına giren konularla ilgili mevzuatı, yargı kararlarını ve yayınları takip etmek, personelini bilgilendirmek ve eğitmek,

     c) Müdürlük görevlerinin kapsamına giren bütün işleri sevk ve idare ederek gereken denetimleri yapmak,

     ç) Personelinin tüm özlük işlemlerinin yürütümünü sağlamak,

     d) İlgili Yönetmeliğe uygun olarak Müdürlüğün taşınır kayıt ve kontrol yetkililerini belirlemek; taşınır işlemlerinin gerçekleştirilmesini sağlamak,

     e) Müdürlüğün çalışma ve stratejik planlarının, faaliyet raporlarının, performans değerlendirmesine esas olacak rapor ve istatistiklerin oluşturulması; süreç analizleri, uygulamaya ilişkin değerlendirme ve sonuçlar üretilerek uygulamaya geçirilmesi çalışmalarını yürütmek,

     f) Müdürlüğün genel iş yürütümü konularında ilgili ve yetkili mercilere Müdürlük görüşü hazırlamak,

     g) Müdürlüğün gider bütçe taslağını hazırlatmak,

     ğ) Harcama yetkilisi olarak, 5018 sayılı yasada belirlenen iş ve işlemleri gerçekleştirmek,

     h) İhale yetkilisi olarak, ilgili yasada belirlenen iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlamak,

     ı) Disiplin amiri sıfatıyla ilgili mevzuat çerçevesinde hareket etmek

     i) Çalışma alanına giren ve Başkanlık Makamınca verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Üst sorumlunun görev yetki ve sorumlulukları

MADDE 7- (1) Üst Sorumlu;

     a) Kendisine bağlanan büroların iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdürden alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli yürütülmesini sağlamak,

     b) Müdürün görevlerine yardımcı olmak üzere görevli ve yetkilidir.

     c) Müdüre karşı sorumludur.

Büro sorumlusunun görev yetki ve sorumlulukları 

MADDE 8- (1) Büro Sorumlusu;

     a) Kendisine bağlanan büronun iş ve işlemlerinin ilgili mevzuat ile Müdür ve bağlı olduğu üst sorumludan alacağı talimat ve yetkiler çerçevesinde uygun, etkili, ekonomik ve verimli 
yürütülmesini sağlamak ile görevli ve yetkilidir.

     b) Büroya ait iş ve işlemlerden Üst Sorumlu ve Müdüre karşı sorumludur.

Basın yayın bürosu

MADDE 9- (1) Basın Yayın Bürosu;

     a) Belediye çalışmaları ve projelerini haber haline getirmek; makale, röportaj, bilgi notları, broşür hazırlamak; kısa filmler, spotlar hazırlamak ya da hazırlatmak,

     b) Gazete, televizyon ve ajanslar gibi medya organlarıyla iyi ilişkiler geliştirmek, kitle iletişim araçlarından etkin biçimde yararlanmak,

     c) Medya mensuplarına, Belediye ile ilgili haberlerini ve çalışmalarını yaparken rahat bir ortam sağlamak,

     ç) Belediye çalışmalarını halka daha etkin biçimde duyurabilmek için bülten web, sms, e-posta vb. her türlü iletişim aracını kullanmak,

     d) Basın Yayın organlarında belediye ile ilgili çıkan haberleri düzenli olarak takip etmek, arşivlemek, belediye hakkında medyada yer alan yanlış ya da gerçek dışı haberlerle ilgili her türlü tedbiri almak,

     e) Basın yayın organlarında belediye ile ilgili çıkan görüntülü ve yazılı haberleri düzenli şekilde arşivlemek,

     f) Belediye çalışmalarını kamuoyuna ve Çankayalılara daha etkin biçimde duyurabilmek, doğru bilgilendirmeyi sağlamak amacıyla bülten hazırlamak,

     g) Çocukların belediye çalışmalarını yakından izleyebilmelerini, katılmalarını ve yararlanmalarını sağlamak, kişisel gelişimlerine katkı sunabilecek faaliyetlerde bulunmak amacıyla çocuklarla birlikte çocuk dergisi çıkarmak,

     ğ) Belediye iletişim panolarının kullanımını, görsel materyalin hazırlanmasını, bastırılmasını ve güncellenmesini sağlamak.

     h) Vatandaşların belediye faaliyetlerini internet ağı üzerinden öğrenmesi, denetlemesi amacıyla oluşturulan web sitesi üzerinde görsel, işitsel yayın yapılması; bu sitede belediye hizmetleri ile ilgili bilgilere yer verilmesi ve düzenli olarak güncellenmesini sağlamak.

     ı) Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

Halkla ilişkiler bürosu

MADDE 10- (1) Halkla İlişkiler Bürosu;

     a) Vatandaşın belediye hizmetleri ile ilgili görüş ve düşüncelerini tespit etmek için gerektiğinde kamuoyu yoklaması ve anket çalışması yapmak,

     b) Mahalle muhtarları ve sivil toplum kuruluşları ile kentin sorunlarını tespit etmek için kurumsal yapılar oluşturmak, periyodik toplantılar düzenlemek,

     c) Vatandaşlardan e-posta, telefon, faks yoluyla gelen şikayet, öneri ve talepleri, ilgili müdürlüklerle temasa geçerek değerlendirmek; en hızlı biçimde çözmek için takip etmek, sonuçlarını izleyerek ilgili kişi ve kurumları bilgilendirmek,

     ç) Halkla ilişkilerle ilgili kurulmuş ve sonradan hizmet gerekleri doğrultusunda kurulacak birimlerin faaliyetlerini daha etkin hale getirmek için her türlü düzenlemeyi yapmak,

     d) Bilgi Edinme Yasası çerçevesinde yapılan başvuruların ilgili müdürlüklerle koordineli şekilde yasanın öngördüğü süre ve şekil şartları içinde yanıtlanmasını sağlamak,

     e) Muhtarlıklar ve sivil toplum kuruluşlarınca iletilecek sorun ve önerilerin takip ve değerlendirilmesine yönelik gerekli düzenlemeleri yapmak,

     f) Müdürlük tarafından verilen benzer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.

İdari ve mali işler bürosu

MADDE 11- (1) İdari ve Mali İşler Bürosu;

     a) Müdürlüğün tüm yazışmalarını, gelen-giden ve zimmetli evrak kayıt ve dağıtımını yapmak; dosyalama düzeni ve Müdürlük arşivini oluşturmak,

     b) Her türlü genelge, tebliğ, yönetmelik ve Başkanlık emirlerini ilgili personele duyurmak,

     c) Personelin her türlü özlük işlerinin tam ve zamanında yapılmasını sağlamak,

     ç) Müdürlüğün gider bütçe taslağını, stratejik ve çalışma planlarını, faaliyet raporlarını hazırlamak,

     d) Bir harcama birimi olarak Müdürlüğün her türlü mali iş ve işlemlerini ilgili mevzuata göre yürütmek,

     e) İhale mevzuatına göre gerekli iş ve işlemleri yapmak,

     f) Müdürlüğe ait taşınır malların giriş, çıkış, kayıt, değer tespiti, hurda, sayım, devir, bakım, onarım işleri ile yönetim hesabının oluşturulması işlemlerini gerçekleştirmek,

     g) Görev alanına giren ve Müdürlük tarafından verilen diğer görevleri yapmak ile görevli ve yetkilidir.
 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM 
Diğer Hükümler

Yürürlük

MADDE 12- (1) Bu Yönetmelik Belediye Meclisince kabul edilip yayımlandıktan sonra yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 13- (1) Bu Yönetmelik hükümlerini Kocasinan Belediye Başkanı yürütür.