Kentsel Tasarım Müdürlüğü

Kentsel Tasarım Müdürlüğü

Görev ve Çalışma Yönetmeliği

 

 BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar

Amaç ve Kapsam

MADDE 1 – (1) Bu yönetmeliğin amacı, Kentsel Tasarım Müdürlüğünün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını Kocasinan Belediyesi kapsamında düzenlemektir.

 

Dayanak

MADDE 2 – (1) 22 Şubat 2007 tarih ve 26442 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Bakanlar Kurulunun “Belediye ve bağlı kuruluşları ile Mahalli İdare Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına Dair Yönetmelik” hükümleri doğrultusunda, Kocasinan Belediye Meclisinin 10 Mayıs 2013 tarih ve 2013/88 sayılı kararı ile kurulmuş olan Kentsel Tasarım Müdürlüğüne ait bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediye Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 6306 sayılı Afet Riski Altındaki Alanların Dönüştürülmesi Hakkındaki Kanun ve ilgili mevzuat hükümlerine istinaden hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 3 –(1)  Bu yönetmelikte geçen:

a) Bakanlık : Çevre ve Şehircilik Bakanlığı’nı,

b) Büyükşehir : İstanbul Büyükşehir Belediyesi’ni,

c) Belediye : Kocasinan Belediyesi'ni,

ç) Başkanlık : Kocasinan Belediye Başkanlığı'nı,

d) Belediye Başkanı : Kocasinan Belediye Başkanı’nı,

e) Belediye Başkan Yardımcısı: Kentsel Tasarım Müdürlüğü’nün bağlı bulunduğu Kocasinan Belediye Başkan Yardımcısı’nı,

f) Encümen : Kocasinan Belediye Encümeni’ni,

g) Meclis : Kocasinan Belediye Meclisi’ni,

ğ) Müdürlük  : Kentsel Tasarım Müdürlüğü'nü,

h) Müdür : Kentsel Tasarım Müdürü'nü,

ı) Büro : Proje ve İmar Bürosu,  Planlama ve Tasarım Bürosu, Özel Projeler Bürosu ve yeni kurulacak büroları,

i) Şef : Büroların şefini,

j) Personel :  Müdürlük bünyesindeki çalışan tüm personeli,

k) Yönetmelik : Kentsel Tasarım Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini,

l) EBYS  :  Elektronik Belge Yönetim Sistemini ifade eder.

 

İKİNCİ BÖLÜM

Teşkilat ve Bağlılık

Teşkilat

MADDE 4 – (1) Kentsel Tasarım Müdürlüğünün Personel yapısı aşağıda belirtilen şekildedir:

a) Müdür

b) Şef

c) Personel

(2) Müdürlüğün teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir:

a) Müdür

b) Proje ve İmar Bürosu

c) Planlama ve Tasarım Bürosu

ç) Kent Çalışmaları ve Araştırma Bürosu

d)Kalem

Bağlılık

MADDE 5 – (1) Kentsel Tasarım Müdürlüğü, Belediye Başkanı’na veya görevlendireceği Başkan Yardımcısı’na bağlı olarak görev yapar.

 

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki ve Sorumluluk

Müdürlüğün Görevleri

MADDE 6 –

a) 6306 sayılı “Afet Riski Altındaki Alanların Dönüştürülmesi Hakkındaki Kanun” ve ilgili yönetmelikler çerçevesinde tüm işleri yapmak veya yaptırmak.

b) Kentsel Tasarım Projeleri yapmak veya yaptırmak.

c) Müdürlüğün teklifi ve Başkanlık Makamının onayı ile 6306 sayılı yasa ve ilgili mevzuat gereği “Riskli Alan”, “Rezerv Konut Alanları” ve resen “Riskli Yapı” çalışmalarını başlatmak ve bu alanlarda Kentsel Tasarım çalışmalarını yapmak veya yaptırmak. ”Riskli Alan”, “Rezerv Konut Alanları” için Bakanlığın istediği şekliyle dosyalarını hazırlamak ve Bakanlığa sunmak.

ç) 6306 sayılı Kanun hükümleri ve imar mevzuatı gereği “Riskli Alan”, “Riskli Yapı” ve “Rezerv Konut Alanları” alanlarındaki yapılaşma faaliyetlerini takip etmek.

d) Ruhsat verilecek yapılarda estetiğe, tarihi ve doğal değerlere uygunluk esasını sağlamak üzere kurulan “T.C. Kocasinan Belediyesi Estetik Kurulu Oluşumu ve Çalışma Esasları Yönetmeliği”ne göre çalışmalar yapmak veya yaptırmak. Estetik Kurul bünyesinde ruhsat projelerini incelemek ve estetik olarak onaylamak. Ayrıca Estetik Kurul marifeti ile tüm ruhsat projelerini estetik olarak incelemek.

e) 6306 sayılı yasa ve ilgili mevzuat çerçevesinde yapılması gereken plan çalışmaları için Encümen Kararı alınması gereken hallerde Encümene dosya hazırlamak, sunmak, takip etmek ve sonuçlandırmak.

f) Meclis Kararı alınması gereken durumlarda dosya hazırlayarak Belediye Meclisine sunmak.

g) 6306 sayılı yasa ve ilgili mevzuat gereği Büyükşehir Belediyesi ve Bakanlıkla her türlü yazışma yapmak.

ğ) Toplumu bilgilendirmek amacıyla Kentsel Tasarım Müdürlüğü’nün faaliyet alanları ile ilgili yazılı ve görsel olarak halkı bilgilendirmek ve bilinçlendirmek, özendirmek için kitap, kitapçık, broşür, vb. bastırmak,  ilan yolu ile tanıtım yapmak, Kentsel Dönüşüm/Tasarım Kılavuzu hazırlamak veya hazırlatmak.

h) Kentsel Dönüşüm alanlarında yapılacak çalışmaların kalitesini yükseltmek amacıyla düzenleme, altyapı ve üst yapı geliştirme çalışmaları, Kocasinan genelinde meydan, ana arter, cadde, sokak, kaldırım düzenlemeleri ve bu alanların görüntü, kullanım ve mekan kalitelerini arttıracak araştırma, inceleme amacına yönelik yurt içi ve yurt dışı teknik inceleme gezileri yapmak.

ı) Kentsel Tasarım çalışmalarını desteklemek, görünür ve bilinir kılmak adına söyleşi, tiyatro, sanatsal etkinlikler, sempozyum, panel, konferans, çalıştay ve yarışmalar gibi faaliyetleri planlamak Belediyenin diğer müdürlükleri ile birlikte organize etmek ve gerçekleştirmek.

i) Kocasinan genelinde toplumsal ihtiyaç ve isteklerin belirlenmesi, uygulamalarda halkın katılımının sağlanması amaçlı sosyolojik araştırmalar ve anketler yapmak veya yaptırmak.

j) Proje üretme konusunda yeni teknolojilere vakıf olmak, takip etmek, personelin bu amaçla eğitimini sağlamak için hizmet alımı ihalesi yapmak.

k) Ulusal ve uluslararası kuruluşlarla, yurtdışı ve yurtiçi üniversitelerle, yurtdışı ve yurtiçi ilgili meslek örgütleriyle, mesleğin gelişimi ve proje teknolojileri ile ilgili diyalog kurmak, haberleşme ağı kurmak, teknoloji ve bilgi alışverişini sağlamak.

l) Kentsel Tasarım Müdürlüğü bünyesinde; konuları ile ilgili gerekli birimlerin elemanlarından oluşan komisyonlar kurmak.

m) Müdürlüğün Performans Hedeflerini belirlemek ve bu hedeflere ulaşmak için çalışmalar yapmak.

n) Müdürlüğün Stratejik Planını hazırlamak.

o) Müdürlüğün yıllık bütçesini hazırlamak ve Mali Hizmetler Müdürlüğüne göndermek.

ö) Müdürlüğün faaliyet raporunu hazırlamak.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 7 – (1) Kentsel Tasarım Müdürlüğü, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Belediye Kanununa dayanarak Belediye Başkanınca kendisine verilen tüm görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 8 – (1) Kentsel Tasarım Müdürlüğü, Belediye Başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili yasalarda belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Planlama ve Tasarım Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 9 – (1) 6306 sayılı Kanuna göre; “Riskli Alan”, “Riskli Yapı” ve “Rezerv Konut Alanları” içerisinde bulunan parsellerin imar planları, imar plan tadilatları, harita işlemleri istimlak işlemleri ve tasarım projeleri Planlama ve Tasarım Bürosu tarafından yapılır veya yaptırılır.

(2) Büronun görev yetki ve sorumlulukları:

a) 6306 sayılı Kanun çerçevesinde “Riskli Alan” ve “Rezerv Konut Alanı” dosyalarını hazırlamak.

b) Kentsel Dönüşüm alanları ile ilgili olarak tespit çalışmaları yapmak.

c) Müdürlük teklifi üzerine başkanlık yazılı emri ile “Riskli Alan”, “Riskli Yapı” ve “Rezerv Konut Alanları” olarak talep edilen yerlerle ilgili işlemleri yürütmek.

ç) İlan edilen kentsel dönüşüm alanları ile ilgili takip işlemlerini yapmak.

d) Riskli alanlar kapsamında 1/1000, 1/5000, vb. ölçeklerde; halihazır harita temin etmek.

e) Jeolojik-geoteknik etütler yaptırmak, mevcut durum analizi, vb. çalışmaları yapmak veya yaptırmak, kontrol etmek.

f) Kentsel Dönüşüm modelleri ve stratejilerinin belirlenmesi konusunda çalışmalar yapmak; üst ölçekli plan hazırlamak veya hazırlatmak, hak sahipliği ve değerleme tespitlerini yapmak veya yaptırmak.

g) “Riskli Alan”, “Riskli Yapı” ve “Rezerv Alan”da Kentsel Tasarım projelerini hazırlamak veya hazırlatmak.

ğ) 1/1000 Ölçekli Uygulama İmar Planı ve Plan Tadilatlarını hazırlamak.

h) 1/5000 Ölçekli Nazım İmar Planı ve Plan Tadilatlarını hazırlamak.

ı) Kentsel Dönüşüm alanlarında 3194 Sayılı İmar Kanunu’nun 18. Maddesine göre imar uygulaması yapmak.

i) Riskli alan çalışmalarında kadastral güncellemeleri yapmak. (Tevhit ve İfrazların İşlenmesi; İfraz folyosu/ röperli krokinin, Kocasinan Tapu Müdürlüğü, Bakırköy Kadastro Müdürlüğünden teminini sağlamak)

j) İhdas işlemlerini yapmak veya yaptırmak.

k) 6306 sayılı yasa kapsamında Kamulaştırma yapmak veya yaptırmak.

Proje ve İmar Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 10 – (1) 6306 sayılı Kanuna göre; riskli alan, riskli yapı ve rezerv konut alanları içerisinde bulunan parsellerin imar planlarına göre yapılaşma şartları ve Yapı Ruhsat Belgeleri, Proje ve İmar Bürosu tarafından belirlenir.

(2) Büronun görev yetki ve sorumlulukları:

a) 6306 sayılı Afet Riski Altındaki Alanların Dönüştürülmesi Hakkında Kanun ve bu kanun kapsamındaki yönetmeliğe göre, “Riskli Alan”, “Riskli Yapı” (500 m2 üstü veya plan değişikliği gerektiren parsellerde), “Rezerv Konut Alanları”nda ve Plan Notları Yapılaşma Hükümlerinin 10. Maddesine göre yapılaşma talebi olan parsellere ait imar durumlarını, inşaat istikamet, kot-kesit ve kentsel dönüşüm rölövelerini 1/1000 ölçekli Uygulama İmar Planlarına uygun olarak düzenlemek.

b) 6306 sayılı Kanuna göre, riskli alanlar ve rezerv konut alanlarında yer alan parsellerin ifraz, tevhit ve terk işlemleri ve Bakanlıkla gerekli yazışmaları yürütmek.

c) Bu konularla ilgili olarak Mahkemeler ve diğer kamu kurumları tarafından görev alanına giren konularda istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapmak.

ç) Proje ve İmar Bürosunun görevlerine ait evrakların suret tasdikini yapmak.

d) 6306 sayılı Kanun kapsamında tanımlanan “riskli yapı” tespitlerini yapmak veya yaptırmak.

e) 6306 sayılı Kanun kapsamında riskli alan ve rezerv konut alanlarında imar ve yapılaşma faaliyetlerinin koordinasyonunu sağlamak.

f) Riskli alan ve riskli yapılara ait değer tespit ve hak sahipliliğini yapmak veya yaptırmak.

g) Başkanlık Emri ile gelen ve riskli alanlarda kalan yerlerde meri plan durumuna göre inşaat alanı hesaplamak.

ğ) Riskli Alan”, “Riskli Yapı” (500 m2 üstü veya plan değişikliği gerektiren parsellerde), “Rezerv Konut Alanları”nda ve Plan Notları Yapılaşma Hükümlerinin 10. Maddesine göre yapılaşma talebi olan parsellerde yapı ruhsatı (inşaat izin belgesi) ve ruhsat tadilatı düzenlemek.

h) Belediye’ye sunulan ve riskli alanlarda kalan uygulamalara yönelik mimari projeleri ilgili yasa(lar), yönetmelik(ler), plan ve plan notlarına göre inceleme yaparak uygulama projelerini onaylamak.

ı) Vaziyet planı onayı ve avan (ön) proje onayı ve proje tadilatı yapmak.

i) Riskli Yapı ile ilgili tüm ve iş ve işlemleri takip etmek, mutat olarak Bakanlığa sunulacak olan dosyayı oluşturmak.

j) 6306 sayılı Kanun kapsamında riskli alan, rezerv konut alanları ve Riskli Yapılarda (sadece tevhid işlemi veya plan değişikliği gerektiren parsellerde) yazılı ve çizili imar durumu vermek.

Kent Çalışmaları ve Araştırma Bürosu Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 11 – (1) 6306 sayılı Kanuna göre; “Riskli Alan”, “Riskli Yapı”, ve “Rezerv Konut Alanları” dahilinde kent ve sosyoloji araştırmaları çerçevesinde projeler geliştirmek.

(2) Büronun görev yetki ve sorumlulukları:

a) Toplumu bilgilendirmek amacıyla yazılı ve görsel olarak halkı bilgilendirmek ve bilinçlendirmek, özendirmek için kitap, kitapçık, broşür, vb. bastırmak,  ilan yolu ile tanıtım yapmak, Kentsel Dönüşüm/Tasarım Kılavuzu hazırlamak veya hazırlatmak.

b) Ulusal ve uluslararası kuruluşlarla, yurtdışı ve yurtiçi üniversitelerle, yurtdışı ve yurtiçi ilgili meslek örgütleriyle, mesleğin gelişimi ve proje teknolojileri ile ilgili diyalog kurmak, haberleşme ağı kurmak, teknoloji ve bilgi alışverişini sağlamak.

c) Kocasinan genelinde toplumsal ihtiyaç ve isteklerin belirlenmesi, uygulamalarda halkın katılımının sağlanması amaçlı sosyolojik araştırmalar ve anketler yapmak veya yaptırmak.

ç) Kentsel Tasarım çalışmalarını desteklemek, görünür ve bilinir kılmak adına söyleşi, tiyatro, sanatsal etkinlikler, sempozyum, panel, konferans, çalıştay ve yarışmalar gibi faaliyetleri planlamak Belediyenin diğer müdürlükleri ile birlikte organize etmek ve gerçekleştirmek.

d) Başkanlık, Başkan Yardımcılığı veya Kentsel Tasarım Müdürü tarafından verilecek her türlü özel görevi ifa etmek.

e) Ruhsat verilecek yapılarda estetiğe, tarihi ve doğal değerlere uygunluk esasını sağlamak üzere kurulan “T.C. Kocasinan Belediyesi Estetik Kurulu Oluşumu ve Çalışma Esasları Yönetmeliği”ne göre çalışmalar yapmak veya yaptırmak. Estetik Kurul bünyesinde ruhsat projelerini incelemek ve estetik olarak onaylamak. Ayrıca Estetik Kurul marifeti ile tüm ruhsat projelerini estetik olarak incelemek.

Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 12 – (1)  Müdürün Görevleri:

a)Kentsel Tasarım Müdürlüğünü Başkanlık Makamına karşı temsil etmek.

b) Başkanlık ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcılığı makamlarının verdiği görevleri yürürlükte olan yasa ve yönetmelikler çerçevesinde yapmak veya yaptırmak.

c) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişi olarak her türlü çalışmayı düzenlemek.

ç) Kentsel Tasarım Müdürlüğünün görev alanına giren tüm konularda personel ile ilgili olarak gerekli görevlendirmeleri yapmak, müdürlük bünyesindeki  büro ve büro sorumlularını tespit ve tayin etmek, uygulamalarını takip etmek, faaliyetlerini denetlemek ve aksaklıklarını gidermek.

d) Yıllık, aylık, haftalık ve gerekirse günlük çalışma programlarını hazırlamak, hazırlatmak ve bu programlara göre personelin sevk ve idarelerini oluşturmak bu konularla ilgili üst makama gerekli raporları sunmak.

e) Müdürlüğün performans durumunu izlemek, değerlendirme yapmak, gerekli ceza ve mükafat için üst makama teklifte bulunmak.

f) İzinli, raporlu ve görevli olarak izne ayrıldığı zaman Müdür Vekilini teklif etmek.

g) Müdürlükler arası iletişimi kurmak.

ğ)Müdürlük görevini 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve yönetmelik hükümlerine göre yürütmek.

h) Müdürlük bünyesinde yapılması gereken tüm işlerin aksamadan ve gecikmeden yürütülebilmesi ve tamamlanabilmesi için gerekli her türlü çalışmaları yapmak veya yaptırmak.

ı)Müdürlüğe bağlı büroların çalışmalarının koordinasyonundan, belediyedeki müdürlükler arası ve diğer resmi kurumlarla olan tüm yazışmalar ile yapılan çalışmalardan, Müdürlükte yapılan tüm işlemlerin tetkikinden sorumlu olmak.

i) Kentsel Tasarım Müdürlüğünün Tahakkuk Amiridir.

j) Kentsel Tasarım Müdürlüğünün Harcama Yetkilisidir.

k) Müdürlük personelinin 1. Sicil Amiridir.

l) Müdürlük personelinin 1. Disiplin Amiridir.

m) Kentsel Tasarım Müdürlüğü ile diğer Müdürlükler arasında koordinasyonu sağlamak.

n) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapmak.

o) Personeli arasında yazılı görev dağılımı yapmak.

ö) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlamak.

p) Müdürlük faaliyetleri ile ilgili ihaleleri yürütmek.

(2) Müdürün Yetkileri:

a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, Başkanlık Makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için karar verme, tedbirler alma ve uygulatma yetkisi.

b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunma yetkisi.

c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1. derece imza yetkisi.

ç) Disiplin Amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.

d) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, rastlayacağı aksaklıkları giderme yetkisi.

e) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde sicil raporu düzenlemek, ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak yetkisi.

f) Gerektiği durumlarda personeli mesai gün ve saatleri dışında çalıştırma yetkisi. (Fazla mesai)

g) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yıllık izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

ğ) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin sıhhi izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

h) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin mazeret izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

ı) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin ücretsiz izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

i) Sorumlu olduğu tüm görevlilerin yurtdışı izin kullanış zamanlarını tespit etme yetkisi.

j) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirleme ve makamın onayına sunma yetkisi.

k) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapma yetkisi.

l) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla haberleşme yetkisi.

(3) Müdürün Sorumlulukları:

a) 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve diğer Belediye Mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.

b) Belediye Başkanına ve bağlı bulunduğu Başkan Yardımcısına karşı sorumludur.

Şefin Görev, Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 13 –

a) Kendisine bağlı bürolar ve diğer bürolarla koordinasyonu sağlamak.

b) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapmak veya yaptırmak.

c) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlamak.

ç) Emrindeki personele iş dağıtımı yaparak onlara görev vermek ve sonuçlarını almak.

d) Müdür tarafından verilen görevleri yürütmek.

e) Amiri olduğu büronun görev yetki ve sorumluluklarının yerine getirilmesi adına Müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütmek.

f) Bu yönetmelikte belirlenen müdürlük görevlerinden kendisine tevdi edilenleri yerine getirmek.

g) Bürosuna ait tüm iş ve işlemlerden müdüre karşı sorumlu olmak.

ğ) İlgili kanun, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde, Bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları içerisindeki işlemlerin yürütülmesinde yetkili ve sorumludur.

Personelin Görev Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 14 –

a) Müdürlüğün görev, yetki ve sorumlulukları ile ilgili olarak Müdürü veya Şefi tarafından kendisine havale edilen dosyaları, konuları, tevdi edilen görevleri, kamu yararı ve ilgili mevzuatı dikkate alarak araştırmak, incelemek ve sonuçlandırmak.

b) İlgili kanun, yönetmelik ve mevzuat çerçevesinde, bürosunun görev, yetki ve sorumlulukları içerisinde işlemlerin yürütülmesinde yetkili, şefine ve Müdüre karşı sorumludur.

Kalem Memurlarının Görev Yetki ve Sorumlulukları

MADDE 15 –

a) Müdürlüğe gelen evraklar kalem memuru tarafından EBYS ortamında ve fiziksel olarak teslim alınıp, sınıflandırıp, amirin bilgisine sunar.

b) Müdürlüğe gelen telefonlara kurum kimliğine uygun olarak bakmak ve ilgilisine aktarmak.

c) Kendi sorumluluğunda olan bütün büro makinelerinin her türlü hasara karşı korunması için gerekli tedbirleri almak, birim demirbaş listesini tutmak ve fotokopi, faks, vb. gibi cihazların malzeme, bakım ve tamirini takip etmek, müdürlük için gerekli malzemeleri temin etmek.

ç) Müdürlük ihtiyaç ve harcamaları ile ilgili mali kayıtların tutulması, avans alınması ve kapatılması.

d) Yıllık, aylık, haftalık ve günlük faaliyet raporlarını derlemek, hazırlamak ve bu raporları ilgili üst makama sunmak.

e) Meclis ve Encümen toplantı gündemlerini takip etmek ve Müdürlüğün gündeme alınması gereken evrak ve dosyaların takibinin yapılması.

f) İlgili Kanun ve yönetmeliklerin takibini yapmak ve müdürlüğü bilgilendirmek.

g) Birimin web sitesi ve sosyal iletişim kanalları ile ilgili işlemlerinin koordinasyonunu sağlamak.

 

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Görev ve Hizmetlerin İcrası

Görevin Alınması

MADDE 16 – (1) Müdürlüğün tüm elemanlarına verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler EBYS aracılığıyla ilgilisine verilir.

Görevin Planlanması

MADDE 17 – (1) Kentsel Tasarım Müdürlüğündeki iş ve işlemler Müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.

Görevin Yürütülmesi

MADDE 18 – (1) Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.

 

BEŞİNCİ BÖLÜM

İşbirliği ve Koordinasyon

Müdürlük Birimleri Arasında İşbirliği

MADDE 19 –

a) Müdürlük dahilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.

b) Müdürlüğe gelen tüm evraklar kalem memuru tarafından toplanıp konularına göre dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.

c) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele havalesini yapar.

ç) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin ölüm hariç her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur. Devir-teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.

d) Çalışanın ölümü halinde, kendisine verilen yazı, belge ve diğer eşyalar şef veya müdürün hazırlayacağı bir tutanakla yeni görevliye teslim edilir.

Diğer Kurum ve Kuruluşlarla Koordinasyon

MADDE 20 –

a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdür'ün imzası ile yürütülür.

b) Müdürlüğün, Belediye dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Büyükşehir Belediyesi, Kamu Kurum ve Kuruluşları ve diğer şahıslarla ilgili gerekli görülen yazışmalar imza yetkileri yönergesi çerçevesinde yürütülür.

 

ALTINCI BÖLÜM

Evraklarla ilgili işlemler ve Arşivleme

Gelen Giden Evrakla ilgili Yapılacak İşlem

MADDE 21 – (1) Müdürlüğe gelen evraklar kalem memuru tarafından EBYS ortamında kayıtlı olarak Müdür’e sunulur.  Evrak Müdür tarafından ilgili personele havale edilir. İlgili personel evrakın gereğini zamanında, sisteme uygun olarak ve noksansız yapmakla yükümlüdür.

Arşivleme ve Dosyalama

MADDE 22 –

a) Müdürlükte yapılan tüm yazışmalar EBYS altyapısına uygun olarak konularına göre tasnif edilerek ayrı klasörlerde saklanır.

b) İşlemi biten evraklar arşive kaldırılır.

c) Arşivdeki evrakların muhafazasından ve istenildiği zaman çıkarılmasından kalem memuru sorumludur.

ç) Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.

 

YEDİNCİ BÖLÜM

Denetim

Denetim, Personel Sicil ve Disiplin Hükümleri

MADDE 23 –

a) Kentsel Tasarım Müdürü tüm personelini her zaman denetleme yetkisine sahiptir.

b) Kentsel Tasarım Müdürü 1. Sicil Amiri olarak personelin yıllık sicil notlarını verir.

c) Kentsel Tasarım Müdürü 1. Disiplin Amiri olarak disiplin mevzuatı doğrultusunda işlemleri yürütür.

ç) Kentsel Tasarım Müdürlüğünde çalışan tüm personelin izin, rapor, derece ve kademe ilerlemesi, ödüllendirme ve cezalandırma, vb. işlemlere ilişkin belgeleri kapsayan gölge dosya tutulur.

 

SEKİZİNCİ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yönetmelikte Hüküm Bulunmayan Haller

MADDE 24 – (1) İşbu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde yürürlükteki ilgili mevzuat hükümlerine uyulur.

Yürürlük

MADDE 25 – (1) Bu yönetmelik Belediye Meclisi’nin kararının kesinleşmesi ile yürürlüğe girer.

Yürütme

MADDE 26 – (1) Bu yönetmelik hükümlerini, Belediye Başkanının verdiği yetkiyle Kentsel Tasarım Müdürü yürütür.